A Receita Federal estuda permitir que o contribuinte que cair na malha fina possa, a partir do ano que vem, justificar as pendências enviando, pela internet, documentos digitalizados em casa ou no escritório.

A medida faz parte de uma série de inovações em estudo pelo órgão. Até agora, as provas documentais eram apresentadas por meio de processos administrativos, e o contribuinte tinha que se dirigir a um centro de atendimento do Fisco. Muitas vezes, era obrigado a aguardar uma intimação para apresentar os documentos.

 “Estamos desenvolvendo uma interface para o contribuinte chamar uma aplicação e enviar os comprovantes justificando as pendências que o Fisco identificou. Ou seja, vai se abrir na internet um e-Processo [processo eletrônico], e ele vai fazer a juntada dos documentos digitalizados diretamente de casa ou do escritório”, explica o subsecretário de Arrecadação e Atendimento da Receita Federal, Carlos Roberto Occaso.

 Outra ferramenta que está em fase de ajustes e será usada em um projeto-piloto na unidade da Receita Federal em São Paulo é o atendimento virtual para pessoas físicas, com a possibilidade de chat (bate-papo online) para alguns serviços.

 Se houver necessidade de abrir um processo eletrônico, o atendente orientará a pessoa na hora sobre os documentos que precisam ser anexados ou sobre retificações, por exemplo. Neste caso, informa Occaso, a Receita espera implantar o serviço ainda neste ano. “A ferramenta está pronta e homologada. Estamos apenas ajustando as equipes para divulgar o serviço.”

Redução de gasto com papel

 O fim do papel na administração pública federal é uma realidade cada vez mais próxima. No último dia 9, foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto nº 8539, que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional. Os órgãos têm seis meses, a partir da data da publicação do decreto, para apresentar ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão um cronograma de implementação.

 A mudança começou a ser arquitetada no ano 2000, na Delegacia de Julgamento da Receita Federal, em Salvador, pelo titular, na época, Carlos Alberto Freitas Barreto, ex-secretário da Receita e atual presidente do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf), que teve a ideia de transformar os processos em papel em meio digital. Em 2005, foi iniciado o processo de mudança, concluído em 2007, quando houve o primeiro processo eletrônico. Atualmente, praticamente todos os processos são digitais.

 “Nossos escritórios não tem mais armários de processos e não temos mais documentos físicos. Quando se formaliza um processo ou se faz uma petição, esta é digital. É recebida, inserida no ambiente de trabalho e passa a ter uma tramitação digital. Os nossos armários e os processos são todos eletrônicos”, destaca o subsecretário.

 Segundo Occaso, há celeridade, pois todas as informações estão em bancos digitais nos quais é possível fazer consultas a partir de palavras-chave e de temas, e há transparência. Os processos são todos disponibilizados na internet para consulta por aqueles que têm certificado digital. Além do mais, existe ganho ambiental porque se dispensa o uso de papel.

 “Hoje considera-se uma falha abrir um processo físico na Receita Federal. Existem alguns processos muito antigos que não podem ser mexidos, mas a maioria é digital”, afirmou o coordenador-geral de Arrecadação e Cobrança, João Paulo Martins da Silva.

 A Receita estima que o sistema e-Processo gerencia atualmente o fluxo de aproximadamente de 8 milhões de processos e dossiês com mais de 65 milhões de documentos, provocando uma economia relevante, com a redução do consumo de papel e dos gastos com impressão, custo de malote, aquisição de móveis, compra ou locação de impressoras e também de imóveis para armazenamento dos processos em papel, além da eliminação dos custos de restituição em função de extravios.

 Existe, porém, uma certa dificuldade para mensurar a economia proveniente da substituição do papel pela imagem, que é complexa, pois, segundo o Fisco, envolve vários aspectos de custo. O número de usuários internos é de aproximadamente 27 mil lotados na Receita, no Carf e na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional.

 “Só para ter uma ideia: temos um espaço de armazenamento com imagens que chega a 64 milhões de megabytes. Temos também a questão da segurança. Não existe risco de alguém tirar uma folha sequer do processo sem ninguém saber. Para retirar qualquer parte, é preciso fazer um termo justificado, e o documento retirado fica em uma base. Além de tudo ser registrado, como o nome a hora, etc”, informa Silva.

Um processo de quase 870 mil páginasPara dimensionar a economia da Receita com o e-Processo, Occaso e João Paulo Martins citaram como exemplo um processo administrativo fiscal digital de 2012, que tem as seguintes características: 41,2 gigabytes, 869.462 páginas e 5.543 documentos. Para sua apreciação, houve a necessidade de seis movimentações do processo entre unidades do Fisco, sendo duas movimentações (ida e volta) para realização de uma diligência.

 Se esse processo fosse em papel, conteria 4.348 volumes de 200 folhas. Considerando o peso médio por volume de 1 quilo, o processo pesaria 4.348 quilo. Isto significa que, para transportar o processo, seria necessário, no mínimo, um furgão com capacidade para suportar 4,4 toneladas de papel.